Phone Etiquette - Page 1

*

Author Topic: Phone Etiquette  (Read 1684 times)

0 Halaqian and 1 Guest are viewing this topic.

10 December, 2008, 12:54:19 PM
  • Publish
  • Phone Etiquette

    Ketika bersosial, bermu'amalah dan bila kita sudah bekerja kita akan selalu menggunakan telefon untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja dan yang lebih penting apabila berkomunikasi dengan pihak luar seperti pelanggan, pembekal dan pihak berkuasa .

    Berkomunikasi melalui telefon tidak melibatkan ‘face to face interaction’ atau interaksi berdepan. Oleh itu berkemungkinan sesetengah dari kita mengambil remeh tentang pentingnya etiket berkomunikasi melalui telefon. Ini kerana kita tidak bersemuka dengan pemanggil bila kita sedang berkomukasi dengan mereka.

    Walaupun anda tidak bersemuka dengan pemanggil anda harus ingat yang cara anda bertutur dalam telefon akan mencerminkan imej peribadi anda dan juga yang lebih penting ianya akan mencerminkan imej syarikat.

    Sila lihat etiket yang berkaitan dengan pertuturan dalam telefon:-

    Create a Good First Impression

    1. Cuba jawab telefon selepas deringan kedua atau ketiga. Menjawab terlalu cepat akan membuat pemanggil terkejut dan menjawab terlalu lambat akan membuatkan pemanggil marah.

    2. Jawab dengan sapaan yang mesra -Contoh - "Assalaamu'alaikum" kemudian disertakan dengan lain-lain perkataan yang baik dan boleh bertanyakan apa yang boleh dibantu.
    3. Senyum-Walaupun pemanggil tak akan nampak yang anda sedang senyum tetapi ianya akan dapat ‘dirasakan’ dengan cara anda bertutur

    4. Tanya nama -Amalkan untuk bertanyakan nama pemanggil walaupun ianya tidak penting. Ini akan menunjukkan yang anda mengambil minat dengan panggilan mereka. Pastikan yang bila anda bertanyakan nama mereka, anda gunakan nama mereka bika bertutur.

    5. Bertutur dengan jelas dan perlahan. Jangan bercakap dengan mulut yang berisi. Ini termasuklah gam getah.

    6. Rendahkan suara anda jika anda selalu bercakap dengan nada yang tinggi.

    7. Jauhkan telefon lebih kurang jarak dua jari dari mulut anda.

    Bila menyuruh pemanggil menunggu /Putting Callers on Hold

    Bila anda anda ingin menyuruh pemanggil menunggu pastikan anda meminta izin terlebih dahulu. Jika mereka bertanya kenapa, berikan penjelasan.

    Contoh:

    "Would you mind holding while I get your file?" ‘Boleh anda tunggu sebentar sambil sementara saya ambil fail anda?”

    "Can you hold briefly while I see if Mr. Abdullaah is available?" ‘Boleh anda tunggu sebentar sementara saya periksa samaada Encik Abdullaah ada ditempat beliau?”

    Bila anda sudah selesai jangan lupa ucapkan terima kasih kepada pemanggil kerana sudi menunggu..

    Memindahkan panggilan/Transferring a Caller

    1. Jika pemanggil ingin bercakap dengan orang lain atau jabatan lain, terus sambungkan pemanggil ke sambungan yang dikehendaki dan bukannya keoperator. Ini akan mengelakkan pemanggil daripada terpaksa menerangkan semula permintaan beliau dan juga mengurangkan jumlah panggilam yang terpaksa di sambungkan.

    2. Bila anda menyambungkan panggilan, pastikan anda memberitahu pemanggil kepada siapa anda akan sambungkan, dan bila anda dapat sambungan beritahu kepada penerima panggilan yang anda sambungkan panggilan ini dari siapa dan sebutkan nama beliau.

    Mengambil pesanan

    Bila mengambil pesanan pastikan anda mengambil maklumat berikut:

    1. Nama pemanggil dan nama syarikat jika berkenaan.
    2. Masa dan tarikh panggilan.
    3. Kenapa panggilan dibuat
    4. Jika pemanggil ingin dihubungi semula dan jika ya dapatkan nombor telefon dan masa terbaik untuk memanggil semula

    Tanggapan terakhir / Last Impressions

    1. Sebelum meletak telefon, pastikan anda sudah menjawab apa-apa soalan yang ditanya pemanggil
    2. Tamatkan perbualan anda dengan ucapan doa seperti 'Moga diberkati dan dipermudahkan urusan dengan izin Allah swt.' 'InsyaaAllaah' 'Assalamu'alaikum'.
    3. Biarkan pemanggil meletakkan telefon dahulu. Ini untuk menunjukkan yang anda tidak tergesa-gesa untuk berhanti berbual dengan pemanggil.
    ISLAM untuk semua

    - Pentadbiran
    - Pondok Tahfiz

    Reply #1 13 April, 2009, 06:50:43 PM
  • Publish
  • Phone Etiquette

    Ketika bersosial, bermu'amalah dan bila kita sudah bekerja kita akan selalu menggunakan telefon untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja dan yang lebih penting apabila berkomunikasi dengan pihak luar seperti pelanggan, pembekal dan pihak berkuasa .

    Berkomunikasi melalui telefon tidak melibatkan ‘face to face interaction’ atau interaksi berdepan. Oleh itu berkemungkinan sesetengah dari kita mengambil remeh tentang pentingnya etiket berkomunikasi melalui telefon. Ini kerana kita tidak bersemuka dengan pemanggil bila kita sedang berkomukasi dengan mereka.

    Walaupun anda tidak bersemuka dengan pemanggil anda harus ingat yang cara anda bertutur dalam telefon akan mencerminkan imej peribadi anda dan juga yang lebih penting ianya akan mencerminkan imej syarikat.

    Sila lihat etiket yang berkaitan dengan pertuturan dalam telefon:-

    Create a Good First Impression

    1. Cuba jawab telefon selepas deringan kedua atau ketiga. Menjawab terlalu cepat akan membuat pemanggil terkejut dan menjawab terlalu lambat akan membuatkan pemanggil marah.

    2. Jawab dengan sapaan yang mesra -Contoh - "Assalaamu'alaikum" kemudian disertakan dengan lain-lain perkataan yang baik dan boleh bertanyakan apa yang boleh dibantu.
    3. Senyum-Walaupun pemanggil tak akan nampak yang anda sedang senyum tetapi ianya akan dapat ‘dirasakan’ dengan cara anda bertutur

    4. Tanya nama -Amalkan untuk bertanyakan nama pemanggil walaupun ianya tidak penting. Ini akan menunjukkan yang anda mengambil minat dengan panggilan mereka. Pastikan yang bila anda bertanyakan nama mereka, anda gunakan nama mereka bika bertutur.

    5. Bertutur dengan jelas dan perlahan. Jangan bercakap dengan mulut yang berisi. Ini termasuklah gam getah.

    6. Rendahkan suara anda jika anda selalu bercakap dengan nada yang tinggi.

    7. Jauhkan telefon lebih kurang jarak dua jari dari mulut anda.

    Bila menyuruh pemanggil menunggu /Putting Callers on Hold

    Bila anda anda ingin menyuruh pemanggil menunggu pastikan anda meminta izin terlebih dahulu. Jika mereka bertanya kenapa, berikan penjelasan.

    Contoh:

    "Would you mind holding while I get your file?" ‘Boleh anda tunggu sebentar sambil sementara saya ambil fail anda?”

    "Can you hold briefly while I see if Mr. Abdullaah is available?" ‘Boleh anda tunggu sebentar sementara saya periksa samaada Encik Abdullaah ada ditempat beliau?”

    Bila anda sudah selesai jangan lupa ucapkan terima kasih kepada pemanggil kerana sudi menunggu..

    Memindahkan panggilan/Transferring a Caller

    1. Jika pemanggil ingin bercakap dengan orang lain atau jabatan lain, terus sambungkan pemanggil ke sambungan yang dikehendaki dan bukannya keoperator. Ini akan mengelakkan pemanggil daripada terpaksa menerangkan semula permintaan beliau dan juga mengurangkan jumlah panggilam yang terpaksa di sambungkan.

    2. Bila anda menyambungkan panggilan, pastikan anda memberitahu pemanggil kepada siapa anda akan sambungkan, dan bila anda dapat sambungan beritahu kepada penerima panggilan yang anda sambungkan panggilan ini dari siapa dan sebutkan nama beliau.

    Mengambil pesanan

    Bila mengambil pesanan pastikan anda mengambil maklumat berikut:

    1. Nama pemanggil dan nama syarikat jika berkenaan.
    2. Masa dan tarikh panggilan.
    3. Kenapa panggilan dibuat
    4. Jika pemanggil ingin dihubungi semula dan jika ya dapatkan nombor telefon dan masa terbaik untuk memanggil semula

    Tanggapan terakhir / Last Impressions

    1. Sebelum meletak telefon, pastikan anda sudah menjawab apa-apa soalan yang ditanya pemanggil
    2. Tamatkan perbualan anda dengan ucapan doa seperti 'Moga diberkati dan dipermudahkan urusan dengan izin Allah swt.' 'InsyaaAllaah' 'Assalamu'alaikum'.
    3. Biarkan pemanggil meletakkan telefon dahulu. Ini untuk menunjukkan yang anda tidak tergesa-gesa untuk berhanti berbual dengan pemanggil.


    No problem!!

    Reply #2 13 April, 2009, 06:59:24 PM
  • Publish
  • teringat saya...company pernah hantar attend course phone ettiquette nih...
    actually it's so impartant how we answer call...reflects company's image..
    Kecantikan abadi terletak pada keelokan adab, ketinggian ilmu. bukan pada wajah & pakaiannya..   - Hamka -
    [img]http://dl10.glitter-graphics.net/pub/1868/1868270fotwibw5m2.gif[/img]

    Reply #3 21 June, 2012, 04:09:56 PM
  • Publish
  • Syukron ustaz sudi berkongsi. Boleh saya praktikkan. Sesuai dengan pekerjaan yang sering menjawab telefon.

    Seringkali saya perhatikan tiap kali jika panggilan dibuat ke department kerajaan, seringkali diabaikan. Berikut adalah alasan-alasan yang sering diterima dan amatlah tidak memuaskan sehingga nak kerja pun hilang mood:-

    -telefon tak berjawab (selalu sangat)
    -bila dah dapat sambung ke person in-charge, officer tu pegi kluar breakfast (padahal dah jam 11 pagi)
    -telefon balik 12 tengahari, tak dapat jugak..rupanya dah kluar p mana tah. sekali lunch kot. akhirnya jam 3 petang baru ada. Tu pun kalau tak pegi mana-mana.
    -operator sambung talian ke bukan person in-charge, suruh telefon operator balik (penat nak explain banyak2 kali)
    -suruh call bila cukup masa dateline (telefon awal & pertengahan dateline tak boleh, nanti dimarahi)
    -tidak ramah menjawab panggilan (nak taknak je jawab) dll..

    Tetapinya, tidaklah semuanya seperti di atas. Segelintir sahaja. Namun begitu, banyak pengalaman juga call government department seperti di atas..

    (Jangan marah aaa halaqian staf-staf gomen)
    halaqahforum4

    divider3
    halaqahforum4

     

    Related Topics

      Subject / Started by Replies Last post
    6 Replies
    1315 Views
    Last post 14 February, 2012, 12:35:36 AM
    by faa zahra
    3 Replies
    1066 Views
    Last post 29 November, 2012, 02:22:11 PM
    by lylikeny